De qué se trata el Orden en la Oficina
¿Te pasa que necesitas un objeto y no lo encuentras en tu lugar de trabajo? Una mala organización en tu lugar de trabajo es algo que no debes permitirte si quieres ser eficiente en este.
El orden es esencial en cualquier lugar, sea en tu oficina, el hogar o las diferentes áreas de cada uno de estos. Empecemos por describir lo que es organizar un espacio.
Qué es la organización de un espacio
Se trata de poner en orden las cosas, clasificándolas de acuerdo con su uso o necesidad de manera que luzca recogido, ordenado y de forma útil para el consumidor.
Toda persona, de una forma u otra tiene un sistema de organización, para unos lucirá ordenado, pero para otros no. Eso dependerá de cada personalidad. Un lugar ordenado, representa un lugar donde cada cosa tiene su espacio específico y se visualiza espacios vacíos y limpios.
De lo contrario, sería un lugar donde todo esté lleno de cosas, que no se vea casi el suelo o las superficies o que luce desordenado. Tal vez la persona sabe exactamente dónde tiene cada cosa, pero si le toca buscar algo a otro, sería difícil que lo encuentre.
Beneficios que ofrece
Organizar un espacio es esencial para cualquier persona en su área de trabajo, auto u hogar. Es necesaria en cualquier espacio donde haya seres humanos. Identificar un lugar para cada cosa y saber que siempre estará ahí, da cierta libertad, paz y claridad mental.
Aunque parezca raro, tener las cosas en un lugar específico tiene múltiples beneficios. Por ejemplo, saber dónde está cada cosa siempre, te da paz y te ahorra tiempo, ya que no tienes que ir por todo el escritorio y gavetas buscando un papel que te dieron hace 3 días.
También provee claridad, los espacios organizados hacen que la luz penetre más y literalmente haya más claridad en el lugar. Te provee libertad ya que al estar seguro de donde está todo, tienes la libertad de hacer otras cosas como descansar, pasear o compartir con alguien especial.
Eres más efectivo en tu trabajo porque no tienes que perder tiempo buscando un email, documento, o producto en particular. Sabes dónde está y vas directo allí a buscarlo.
Ahorras dinero ya que sabes lo que tienes y no gastas en volver a comprarlo porque no sabías dónde estaba o si ya no lo tienes.
Cómo puedes aplicarlo
Te voy a dar varios ejemplos de cómo puedes aplicar la organización en tu vida y espacio.
Para iniciar una organización de cualquier espacio, lo primero que debes hacer es remover todo, vaciar el espacio en su totalidad, luego clasifica todo entre cosas a conservar, cosas a desechar y otras para donar o vender.
Lo que decidiste dejar, debes volver a clasificarlo en cosas iguales o de uso conjunto, de esa manera puedes encontrar las cosas fácilmente. Trata de poner las cosas en compartimientos, cajitas, archiveros o gavetas para que dejes el mayor espacio libre en las superficies.
Dónde puedes aplicarla
El orden aplica a cada rincón de tu oficina:
Escritorio
Gavetas
Archivos
Tus documentos electrónicos
Bandeja de entrada o email
Incluso, debes tener espacio para organizar los materiales de limpieza, cocina y baño. Es decir, la organización de espacios aplica a todo, no solo en tu hogar sino también en tu espacio de trabajo.
Hoy en día muchos estamos trabajando remoto (desde nuestros hogares). En este caso, nuestro lugar de trabajo normalmente es algún rincón de la casa o tal vez la mesa del comedor.
En ese caso te recomiendo tener algunas cajitas donde puedas poner tus cosas categorizadas y que puedas luego recogerlas ahí mismo y guardarlas para dejar la mesa disponible para la cena.
Veamos algunos ejemplos:
En tu escritorio lo primero es clasificar los documento, carpetas y materiales en las siguientes categorías: lo que vas a conservar, lo que vas a desechar o y lo que vas a donar/regalar/vender.
Después de limpiar, debes clasificar los documentos de acuerdo con el tema en carpetas marcadas o crea folletos o cartapacios identificados. Por lo general, esto debe estar en archivos o estantes de pared o parte alta del escritorio.
Los materiales pueden estar en gaveta o porta lápices a la mano (tu mano dominante). Por ejemplo, todos los bolígrafos, marcadores y borradores, los puedes poner en un compartimiento de pequeñas divisiones.
Cuando se trata de tu bandeja de entrada o email, aunque no lo creas el proceso es similar. Obviamente no vas a vaciar todo como primer paso, pero si vas a ver tu bandeja vacía al final del proceso.
Lo primero es crear carpetas identificadas por nombres de personas, empresas, temas o departamentos, lo que te sea más útil y efectivo.
Luego, vas a utilizar el buscador de tu email para escribir esas identificaciones que nombraste, de manera que puedas seleccionarlos de forma fácil y rápida para archivarlos en las carpetas creadas.
Es importante considerar si estos emails que estas poniendo en carpetas están leídos o no. Si ya atendiste todas esas situaciones, archivarlos es la mejor opción.
Si tienes emails sin atender, tal vez te convenga mejor, crear otras carpetas por tema para emails pendientes de atender. Puedes usar los mismos nombres de las carpetas anteriormente creadas, pero añade la palabra: PENDIENTE (en letras mayúsculas te ayudará a darle mayor atención).
Una vez resuelvas esos emails los mueves a la carpeta de archivo final.
La bandeja de entrada será para lo que vayas recibiendo diario, una vez los veas, decides si los debes atender de inmediato o si pueden esperar un poco y en ese caso los pones en las carpetas de “Pendiente”.
Cómo mantenerla
Para mantener los espacios en orden es importante un compromiso personal y en algunos casos de otros que nos rodean. Debes comprometerte a poner cada cosa en su lugar una vez que hayas terminado de usarla.
Es importante, con cierta regularidad, hacer una revisión de las cosas que se pueden donar, reutilizar de otra forma o desechar.
Considera la idea de no acumular de más. Tener más de una cosa que hace lo mismo, siempre termina en objetos llenos de polvo, arropados por otras cosas o siendo un estorbo.
Si estás atento a esto, puedes ahorrar dinero al evitar comprar de nuevo algo que ya tienes, o si es necesario comprarlo que sea porque tiene más beneficios que el que ya posees. De esa forma, puedes sustituir el viejo donándolo o vendiéndolo.
Espero que estos consejos te hayan servido para obtener un lugar de trabajo más productivo y eficaz. Recuerda que un lugar ordenado te dará paz y te ayudará a maximizar tu tiempo.
¡Linda Semana!
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