Herramientas recomendadas para hacer un presupuesto
Una notita por aquí, un recordatorio por allá y tal vez una alarma en el celular para no perder tus fechas para pagar cuentas o renovar alguna licencia. Y los ingresos que estás utilizando para esos pagos… ¿ya los consideraste?
¿O te excediste del presupuesto porque no tenías idea de cuanto estas gastando en comparación a lo que ingresas?
Y no está mal que tengas tu notas y recordatorios, de hecho, es excelente idea si ya tienes una estructura presupuestaria establecida.
¿Por dónde iniciar?
Ya es hora de hacer tu presupuesto, sea personal o de negocio, pero tal vez no sabes por donde iniciar. En primer lugar, saca un tiempo y planifica hacer tu presupuesto. Quisiera decirte que con 30 minutos o una hora sería suficiente, pero eso va a depender del tipo de presupuesto que realices, si es personal, familiar, de negocio pequeño o más grande. Por eso es importante que te planifiques para hacerlo con calma de manera que puedas evaluar todo el panorama y ser más productiva.
Dicho esto, quiero recomendarte algunas herramientas para crear tus tablas de presupuesto que son muy accesibles comercialmente.
Recomendaciones
Antes de iniciar las tablas, recuerda que debes tener tu lista de ingresos y gastos, como mínimo para poder crearlo.
Existe muchas herramientas en línea (Internet) para crear tu presupuesto, incluso existen muchas plantillas descargables en la web. Ya que sería imposible hablar de todas, te voy a recomendar de las más conocidas y de fácil acceso.
Todas tenemos necesidades diferentes y recursos diferentes, por eso te voy a dar algunas ventajas y desventajas de cada una de estas herramientas. De esa forma puedes escoger la que mejor te convenga. ¡Empezamos!
Excel
La #1 y mi favorita es Microsoft Excel. Esta ha sido mi herramienta de trabajo por más de 15 años y aunque al principio estaba un poco perdida, la he aprendido muy bien y hasta le tomé cariño.
Algunas de sus ventajas son:
Tiene video de algunos tutoriales y guía de inicio – si eres totalmente nuevo en Excel esto te ayudará a tener un conocimiento básico para que puedas iniciar.
Provee variadas plantillas gratis – tiene plantillas para presupuesto personal, gastos del hogar, un modelo para crear facturas, un checklist para que no olvides tus pagos, entre muchas otras.
Tienen las fórmulas que necesitas – además de tener un tutorial para formulas, las plantillas tienen sus propias fórmulas y sólo debes ingresar tus cantidades por pagar o por recibir.
Te provee gráficos para facilitar el análisis – si eres una personal visual, las gráficas te ayudarán a entender mejor los resultados que te dan tus números.
La mejor para negocios y mucha data – además de permitir ingresar una gran cantidad de datos, es la mejor para empresas de cualquier nivel. En mi opinión es la más utilizada en las empresas, aunque tengan un sistema de contabilidad pagado.
Igual que todo, Microsoft Excel también tiene sus desventajas, y estas son:
Es de pago – debes adquirir el paquete de Office 360 para poder utilizarla. Claro, eso incluye muchas otras aplicaciones muy útiles como Word y Power Point.
Si decides no usar las plantillas, entonces debes saber hacer algunas fórmulas sencillas para crear tu presupuesto. Por ejemplo, con que sepas la fórmula de Sum y las de restar o multiplicar, debería ser suficiente para empezar.
Sheets
La #2 es Google Sheets, esta es muy utilizada por aquellos que tienen cuenta de email con Google y que no quieren o pueden pagar por otra herramienta.
Sus ventajas son:
Es gratis con tu cuenta de Gmail – como te decía, si ya tienes email de Google la puedes acceder de forma gratuita en el lado derecho de tu monitor, junto a tu logo. Es un símbolo de 9 puntitos en 3 hileras que contiene las aplicaciones que Google te provee.
Provee variadas plantillas – plantillas de presupuesto anual o mensual, presupuesto para empresas, facturas y órdenes de compra, entre otras.
Tienen las fórmulas que necesitas – esas plantillas ya tienen fórmulas integradas por lo que te facilita el registro de información y obtener resultados rápido.
Las desventajas son:
Si no usas las plantillas, debes saber hacer algunas fórmulas sencillas y las gráficas ya que no las incluye.
Su uso se complica si la data es muy grande – no tiene capacidad para una gran cantidad de datos, especialmente si es para negocios.
Numbers
La #3 es Apple Numbers, esta es una opción para aquellos que poseen un Iphone, Ipad o computadoras Mac.
Las ventajas son:
Es gratis con cualquier dispositivo de Apple – no está disponible para Android.
Provee variadas plantillas – para uso personal tiene muchas opciones como presupuesto sencillo, personal, ahorros, inversiones, ahorro escolar, entre otros. Para uso de negocios, la selección es muy limitada y no incluye presupuesto.
Tienen las fórmulas que necesitas – las plantillas ya tienen fórmulas igual que las herramientas anteriores.
Te provee gráficos para facilitar el análisis – desde las plantillas más básicas para presupuesto personal incluyen gráficas que te facilitan la comprensión de tu situación financiera.
Algunas desventajas que pude encontrar son:
Si no usas las plantillas, debes saber hacer algunas fórmulas sencillas.
No es la mejor opción para negocios – como viste, no tiene opción de plantilla para presupuesto, por lo que hay que hacerlo desde el inicio, entre otras dificultades.
¿Cuál te conviene usar?
Como te mencioné antes, hay muchas más herramientas, pero estás están muy accesibles para casi todo el mundo. Tal vez tu tienes el presupuesto para pagar por una herramienta o tal vez la cantidad de datos que manejas es mucha y te conviene usar Excel.
En otros casos, tienes poco o ningún presupuesto y es para uso personal o de un pequeño negocio, por lo que te puede conviene Sheets. Otras tienen acceso a productos Mac, que les facilita el uso de Numbers. Ahora es tu momento para escoger la que mejor te conviene de acuerdo con tus circunstancias.
Cuéntame cuál de éstas te conviene más. Déjame tus comentarios o preguntas.
¡Linda Semana!
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