4 Pasos para Planificar tu Semana
Los lunes iniciamos la semana con mucho ánimo, nuevas oportunidades, una nueva semana, nuevos retos y planes. Pero al llegar el viernes… ¿Qué pasó? No alcanzaste a hacer todo lo que habías pensado. Entre unas cosas y otras, se te fue el tiempo y no lograste hacer lo que realmente era importante para alcanzar tu objetivo.
Para planificar tu semana te quiero recomendar 4 pasos sencillos y accionables para que puedas lograr tus metas.
1) Prioriza
2) Establece pocas metas
3) Escríbelas
¿Qué es Priorizar?
En pocas palabras te puedo decir que pienses en todo lo que quieres hacer esta semana y establece qué cosas son realmente importantes dentro de todo eso.
En definición, priorizar es dar prioridad a algo o ponerlo primero en la lista de pendientes.
Pero… ¿Cómo sabemos lo que es de prioridad entre todo lo que es importante? ¿Cómo determinamos la ventaja que una cosa tiene sobre otra? Para esto debemos hacer dos categorías: lo urgente de lo importante. Algo urgente es aquello que tiene una fecha determinada y que las consecuencias de no hacerlo son muy altas o peligrosas, por ejemplo: reunión con un cliente importante.
Algo importante, es algo necesario de hacer pero que no tiene fecha aún y aunque las consecuencias son de valor, no se comparan con las consecuencias de algo urgente, por ejemplo, contestar un email o hacer un nuevo manual de procedimientos.
Nota que, en ambos casos, esas tareas son de valor, pero las consecuencias de unas sobre las otras son prácticamente de vida o muerte (como se dice en Puerto Rico), de pérdida o ganancia, de crecimiento o estancamiento.
Ahora que sabemos la diferencia entre lo urgente y lo importante… debemos determinar a cuáles darle el primer lugar en nuestra planificación. Eso va a depender de las fechas que tengan los eventos Urgentes y también de las fechas que asignes a los eventos Importantes.
Una vez asignes fecha a lo importante, de acuerdo con la prioridad de cada uno de sus detalles, puedes determinar qué poner en tu plan de la semana. Si tienes citas con clientes esta semana (Urgente), ponlas primero en tu calendario. Luego en el espacio restante, ve ubicando aquellas cosas Importantes que puedes ir adelantando para que no se conviertan en algo urgente por postergarlas demasiado tiempo.
También te recomiendo usar la Tabla de Eisenhower para hacer este ejercicio. ¿Conoces este método?
Al planificar tu tiempo establece pocas metas.
Usualmente pensamos en todo lo que tenemos para hacer y lo volcamos en una lista… pretendiendo que ese sea nuestro plan para lograr. El resultado es que no logramos hacerlo todo. ¿Por qué?
Esto sucede por varias razones:
· en el camino surgen imprevistos que no tenías contemplados
· no sabes el tiempo que te toma cada tarea por lo que te tardas más de lo que anticipaste – querías cumplir con tu lista en un día, pero las 24 horas no fueron suficiente.
· las tareas no estaban fragmentadas
Para evitar lo anterior es recomendable reducir nuestra lista de objetivos a unas pocas. De esta forma tienes el beneficio de:
· enfocarte en tus prioridades
· satisfacción al cumplir con tus objetivos
· evitar la frustración por no lograr tu lista
Te recomiendo establecer no más de 3-4 metas ya sea para tu día, semana, mes, año… el tiempo que desees. Lo importante a considerar aquí es la fragmentación de cada tarea en mini tareas.
Es mejor establecer pocas metas para que sea más fácil alcanzarlas… si pones muchas y al final no las alcanzas todas, te frustras.
Escríbelo
¿Pero para qué tengo que escribirlo Brenda, si yo me acuerdo lo que tengo que hacer? Si, yo sé que nuestra mente es muy poderosa y algunas tienen el privilegio de retener mucha información. Sin embargo, cuando escribes obtienes:
· Enfoque - te ayuda a enfocarte en tu objetivo
· Visualización - visualizas tus metas y les das prioridad
· Prioridad – al tener en papel tus objetivos, puedes identificar fácilmente cuáles son urgentes
· Orden - puedes poner en orden las cosas porque las visualizas mejor
· Detalles - puedes ver los detalles que en tu mente dejaste fuera, en tu mente solo pensaste en la tarea concreta, pero al escribirlo te das cuenta de los muchos detalles que implica ponerlo en tu acción.
Date la oportunidad de usar esa libreta nueva que recibiste en navidades dándole enfoque a tus planes y objetivos. Ponte a escribir tus sueños, planes, metas, objetivos y dale orden para que empieces a dar los pasos necesarios y llegar a donde deseas llegar.
Lo que no se escribe, se olvida. Anótalo y ponlo en un lugar visible y de frecuente acceso.
Busca tu Enfoque
Para alcanzar tus metas y objetivos es esencial que puedas enfocarte. El enfoque requiere concentración, estructura, organización y disciplina.
Necesitas un lugar y momento donde no haya distracciones y puedas concentrarte. Estructurar te permite tener una idea de qué debes hacer tomando en consideración la administración del tiempo que necesitas y el control de este.
Al organizarte le das orden a los sucesos necesarios para llegar al final. La disciplina te ayudará a hacer más cada vez, ya que estarás dando pasos (aunque sea pequeños) hacia tu meta de forma constante.
Mantenerte enfocada en tus objetivos es poner manos a la obra teniendo tu meta en el blanco siempre, lo que te da más posibilidades de lograrlo. Inicia tu semana enfocada en esas metas. Elimina las distracciones. Si te enfocas en ellas desde el inicio de la semana hay más posibilidades de lograrlo.
¿Qué otras estrategias usas para planificar tu semana y lograr tus objetivos? Cuéntame en los comentarios.
¡Linda Semana!
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